• אליהו פרץ

מיחשוב, תקשורת, אבטחה וטלקום - חלק ראשון

פוסט ראשון בסדרת פוסטים טכנולוגיים המדגישים את חשיבות יעילות המחשוב לעסק רווחי ומצליח


שלום לכולם, המאמר שלפניכם פותח סדרה חדשה של מאמרי אורח בהם אנשי מקצוע מעולם הפיננסים והטכנולוגיה יתרמו לנו מהידע והניסיון שלהם.


כחלק מתהליך עדכון ושדרוג מקיף, ביצענו שדרוג מערכות ותשתיות מחשוב במשרד. השדרוג הוא הפעימה השנייה בתהליך שהתחיל בהקמת אתר אינטרנט למשרד, עדכון דף הפייסבוק, פתיחת בלוג פיננסי, מיתוג ושימוש בטכנולוגיות החדישות ביותר לתפעול יום יומי של המשרד.

אבל התכנסנו כדי לדבר על פרויקט המחשוב. כבר בשבועות הראשונים לאחר סיום העבודה הבנתי כמה תרם השדרוג לחווית העובדים והלקוחות, כמה השתפרה יעילות העבודה, כמה כסף חסך המשרד על כפילויות בשירותים וכמה צרות פוטנציאליות נחסכו עקב השדרוג.


ונפתח בפן הכלכלי – עלות מול תועלת או ROI – החזר על ההשקעה. העלות הכוללת של הפרויקט הסתכמה ב – 72,000 ש"ח. 32,000 ש"ח עלות המוצרים - חומרה, תוכנה ותשתיות ו 40,000 ש"ח עלות העבודה. בחלוקה ל-36 חודשים (משך הזמן שמוגדר כזכאות להחזר מס על ציוד מחשוב) נקבל 2,000 ש"ח לחודש, כלומר מספיק שבזכות העבודה שלנו גרמנו לעסק להרוויח 2000 ש"ח יותר בחודש החזרנו את ההשקעה. שימו לב שלא הזכרתי את שביעות הרצון של העובדים והלקוחות משיפור תנאי העבודה והשירות דבר שמצד אחד יגדיל את פריון העובדים ומצד שני יגרום לעסק שלכם למשוך עוד לקוחות. דבר נוסף הוא שבתחזוקה ראויה מערכת המחשוב הנוכחית יכולה לתפקד מעולה גם ב 5 השנים הקרובות מה שמקטין את העלות החודשית ל 1,200 ש"ח.

אני מעביר את המקלדת לאסף שמנצח על כל התהליך מיומו הראשון בכדי שיוכל לשתף אותנו בתהליך העבודה ובתוצאותיו.


שלום לקוראים, אני אסף סילוק עד לאחרונה מנהל פרויקטים בחברת הייטק, מאחוריי 20 שנה של עבודה וניהול במגוון תפקידים בהייטק, פרטים נוספים אפשר למצוא בפרופיל הלינקדאין שלי.


אז מה עשינו בפרויקט?

החלפנו את כל מערכות המחשוב, הוספת שרת תוכנה ומידע, הקשחנו את ההרשאות בכל המחשבים בכדי למנוע התקנה של תוכנות לא מורשות ומזיקות ובכדי למנוע מחיקה בטעות של מידע רגיש הגדרנו גיבויים למידע העסקי, הגברנו את האבטחה בכל המחשבים ובגישה לרשת המשרד מהאינטרנט, החלפנו את תשתיות הרשת, ביטלנו תשלומים כפולים על שירותים מיותרים (ולצערי היו הרבה כאלה)



אם תתנו לי 4 שעות לחטוב עץ, אני אשקיע 3 שעות בחידוד הגרזן

כמה זמן זה לקח?

תהליך העבודה שלי מבוסס על המשפט "אם תתנו לי 4 שעות לחטוב עץ, אני אשקיע 3 שעות בחידוד הגרזן" כלומר, הכנה ומחקר ראויים לפני השינוי הראשון יחסכו הרבה זמן, כסף ותסכול בזמן ביצוע הפרויקט ולאחריו.

זמן כולל לפרויקט במשרד של אלי היה כשבועיים, מתוכם שלושה וחצי ימים של מחקר והכנה שכללו:

צרכי המשרד, רצוי מול מצוי, תכונה וחומרה נוכחיים – מה אפשר לשמר ומה צריך להחליף


שיחות עם כל ספקי השירות (תוכנה, אינטרנט, טלפוניה, הדפסה ועוד) על מנת להבין על מה משלמים ומה מקבלים והאם אפשר לקבל קצת פחות שירותים בשביל הרבה פחות כסף. דבר נוסף שעלה בפרויקט במשרד של אלי, הוא השוני בדרישות וביחס של בית התוכנה כשמולו עומד אדם שמבין גם הוא בתוכנה


מחקר שלי באינטרנט על מנת להבטיח שאני ממליץ ללקוח על המוצרים והשירותים המיטביים. בדיוק מה שהוא צריך בכדי לחסוך כסף מיותר על יכולות שאין ולא יהיה בהן שימוש.

בניית תכנית עבודה מפורטת, עדכון התכנית יחד עם אלי בכדי להפריע כמה שפחות לעבודת המשרד



מה כלול בעלויות?

חומרה ותוכנה:

שרת חדש

5 מחשבי עבודה למנהלות החשבונות, העובדות והמנכ"ל כולל דיסק מהיר, מסך 24 אינץ' ומקלדת/עכבר אלחוטיים

מערכות הפעלה

חבילת OFFICE לכל המחשבים

מתג רשת חדש

תוכנת גיבויים


עבודה:

• מחקר והכנה בנושאי חמורה, תוכנה, שירותי משרד

• התקנה והגדרה של כל המחשבים

• העברת כל המידע העסקי לשרת החדש

• התקנה של כל התוכנות על השרת החדש

• פתיחת משתמשים והרשאות על השרת בהתאם לצרכי המשתמש – לא נרצה שעובד פשוט יוכל להעביר מידע ממקום למקום או למחוק אותו.

• פתיחת תיבות דואר אלקטרוני והגדרה במחשבים

• עבודה מול כל ספקי השירותים בכדי להתאים את התוכנות ושאר השירותים לתצורת העבודה החדשה בצורה המיטבית.

• "טסט" למערכות החדשות

• יצירת העתקים של כל המחשבים – במקרה של תקלה לחיצה על כפתור תחזיר את המחשב לעבודה עוד באותו היום, לרוב תוך פחות משעתיים.

• ליווי צמוד במשרד יומיים לאחר ביצוע השדרוג להבטיח מעבר חלק

• תמיכה טלפונית בשבוע שלאחר סיום העבודה לכל בעיה שעלולה להתעורר, במקרה הצורך התחברות לרשת בכדי לאבחן את הבעיה


כמובן שכל העלויות והזמנים המפורטים הם לפרויקט הזה (שבו אלי התעקש על הטוב מהטוב ואף יותר מזה), כתלות בגודל המשרד וצרכי השדרוג ישתנו עלויות העבודה והציוד.

בפוסט הבא נפרט יותר על תהליך העבודה ונשווה נתונים של לפני מול אחרי, למידע נוסף ולבדיקה ראשונית של מצב המשרד שלכם לחצו כאן או צרו איתי קשר בטלפון 052-2383842 או במייל assaf@kotonaru.co.il


שותפים עסקיים
התחברו אלינו
דרכי התקשרות

א. פרץ ניהול וחשבונאות