פוסט שני בסדרת פוסטים טכנולוגיים המדגישים את חשיבות יעילות המחשוב לעסק רווחי ומצליח
שוב שלום לכולם. כמובטח, אנו ממשיכים לסקור את השינויים והשיפורים שביצענו במשרד. בפוסט הנוכחי אסף יפרט על תהליך העבודה ויסקור אספקטים חשובים של "לפני" מול "אחרי" בתפקוד המשרד.
אני מעביר את המקלדת לאסף שיסביר קצת יותר טוב ממני על המהפך שביצענו במשרד.
שוב שלום לכולם. בואו נמשיך בסקירה שלנו.
בתחילת התהליך ערכנו אפיון לפי שיטת 5ive complete - חמשת האספקטים שמרכיבים שידרוג מוצלח:
1. נוכחות דיגיטלית
2. חומרה ותוכנה
3. טלקום
4. אבטחה
5. תדמית
חשוב לציין שהתחומים שלובים אחד בשני ויש ביניהם תחומי חפיפה רבים.
למי שרוצה לעבור ישירות לדוגמאות והמספרים מוזמן לדלג לחלק ה"לפני ואחרי" בהמשך הפוסט.
אז מה זה בעצם 5ive complete
1. נוכחות דיגיטלית
א. אתר אינטרנט וקידום אתרים
ב. דף פייסבוק
ג. ערוץ יוטיוב
ד. פרופיל אינסטגרם
ה. נוכחות דיגיטלית
על חלק זה ארחיב בפוסט השלישי בסדרה
2. חומרה ותוכנה
א. מחשבים
ב. מערכות הפעלה
ג. תוכנות
ד. ציוד משרדי – מדפסות, סורקים, כרטיסים חכמים
בחלק זה סקרנו את כל ציוד המיחשוב הקיים במשרד, כיצד הוא עובד, האם הוא מתאים לדרישות המשרד. האם תצורת העבודה – שרת אחד מרכזי – מתאימה והאם כדאי לשקול מעבר למיחשוב רזה – בו יש רק מחשב אחד במשרד ושאר המחשבים הם תחנות עבודה פשוטות וזולות. האם התוכנות בהן המשרד משתמש מספקות או שיש צורך לפתח או לחקור בנוגע לתחליפים. בנוסף בדקנו את ניהול קבצי הלקוחות – האם הם מאובטחים, האם מתבצע גיבוי מתאים ותכוף מספיק, האם יש גישה אליהם מהענן או רק מקומית.
3. אבטחת מידע
א. ניהול משתמשים וגישה
ב. הגנה מפני תוכנות מזיקות
ג. הפרדת משאבים
ד. אבטחת רשת
בחלק זה סקרנו את האופן בו ניגשים המשתמשים למשאבי המשרד ואת היכולת שלהם לשנות / למחוק מידע רגיש, המצב המקורי היה טוב, אך הקשחנו עוד יותר את ההרשאות על מנת למנוע טעויות שיגרמו לאובדן מידע לחלוטין. לאחר מכן המשכנו לסקירה של תוכנת האנטיוירוס – כאן לא היה צורך בשינוי היות והתוכנה בה משתמש המשרד מספקת הגנה מכל סוגי הוירוסים – וירוסים "רגילים", תוכנת כופר – בה הקוד בתכנה נועל את על המידע ומצפין אותו ורק לאחר תשלום של סכום נכבד לשולח התוכנה הוא מספק את הסיסמה שתאפשר המשך עבודה. תוכנת זדון ש"חוטפת" את משאבי המחשב לצרכים אחרים ולא מאפשרת עבודה תקינה. ולסיום פריצות רשת שפוגעות בתפקוד הרשת עצמה ובגישה לאינטרנט. שוב, התכנה בה משתמש המשרד מספקת הגנה מפני כל אלו. בהמשך בדקנו האם המשאבים מופרדים – כלומר – ייתכן שעובד א' צריך גישה למידע מסוים אך לא נרצה שייראה מידע אחר רגיש – במקרה הספציפי הזה אין צורף בכך היות והעבודה במשרד היא רוחבית.
4. טלקום
א. טלפוניה ושירותי VOICE
ב. רשת תקשורת מקומית
ג. חיבור לאינטרנט
ד. גישה מרחוק
בחלק זה סקרנו את כל רכיבי התקשורת במשרד והאם הם מתאימים – האם כדאי לעבור למרכזיית IP מקומית שנותנת אפשרות להוסיף שלוחות ולנהל אותן עצמאית? יתרון נוסף במרכזיות הללו הוא האפשרות להתקין טלפון תוכנה במחשב ולחסוך את עלות השלוחה הפיזית – העובד יכול לשוחח בטלפון באמצעות "מדונה" ולחייג מכל אפליקציה תומכת – כמו דפדפן אינטרנט, תוכנת הדואר ועוד. כמובן שניהול, מעקב והקלטה של שיחות הטלפון הוא פשוט וקל. בהמשך סקרנו את חיבור האינטרנט למשרד ואת התכונות הנילוות לו – האם המהירות מספיקה, האם צריך יותר רוחב פס בהעלאה לרשת והאם יש צורך בשירות נוסף על קו האינטרנט. לאחר מכן בדקנו את ביצועי הרשת ואת אופן החיבור של המחשבים לרשת. לבסוף סקרנו את אופן הגישה מרחוק למשאבי הרשת – במקרה של אלי כל הגישה נוהלה ע"י תוכנת TEAMVIEWER שהותקנה על כל מחשב והצריכה רשיון מיוחד.
5. תדמית
א. לוגו (סמליל) וסלוגן
ב. פורמט מסמכים
ג. טפסים חכמים
על עדכון הלוגו והסלוגן תוכלו לקרוא בחלק השלישי של הסדרה היות וחלק זה בוצע כחלק מהרמת אתר המשרד לאוויר. בהמשך סקרנו את הניראות של המסמכים אותם מפיק המשרד ואת האופן בו מתבצעת חתימה של לקוחות על מסמכים לצורך עבודה שוטפת – לרוב התבצע שימוש בפקס או שהלקוח הגיע פיזית למשרד. רוב המסמכים היו ללא פורמט של נייר מכתבים רשמי של המשרד או שהיו לא אחידים, לאחר עבודה קצרה הגענו לפורמט מתאים וייצוגי.
"לפני" ו "אחרי"
בחלק זה של הפוסט אציג טבלאות וגרפים המפרטים כל אספקט ואת השיפור שנעשה בו.
1. נוכחות דיגיטלית – כפי שציינתי ארחיב על נושא זה בחלק השלישי בסדרה
2. חומרה ותכנה
בשני הגרפים הבאים תוכלו לראות את השיפור בביצועי מחשבים העובדים - שיפור ממוצע של 276% ובשרת הממוקם במשרד - שיפור ממוצע של 263% - כלומר - מהירות שמירת וקבלת הנתונים במשרד עלתה כמעט פי 3!!!
בטבלה למטה ניתן לראות את השיפור בתחום התוכנה במשרד, עודכנו כל מערכות ההפעלה והאופיס, התאמו התקנות התכונות המשרדיות כך שיפעלו בצורה אופטימלית, הוקשחו הרשאות המשתמשים בגישה למידע רגיש ובוצע טיוב לגיבויים כל שבמקרה אסון לא עלינו, שחזור המידע יהיה מהיר ומלא ללא תקלות.
3. אבטחת מידע
בטבלה בהמשך העמוד תוכלו לראות תמצית של השיפורים שנעשו במשרד, חשוב להזכיר כי החוליה החלשה תמיד בכל אבטחת מידע היא הגורם האנושי - כלומר נוכל לשים את הכלים וההגדרות הכי טובות בעולם, אך אם המשתמש / עובד שלנו לא יתודרך באופן בסיסי - עדיין נהיה חשופים לפגיעה בתום לב או בזדון - כחלק מהשהות שלי במשרד תדרכתי את העובדים בענייני עשה ואל תעשה בסיסים שיעזרו להם להימנע מבעיות בעתיד.
4. טלקום
בטבלה למטה תוכלו לראות תמצית של העדכונים שביצענו בתחום הטלקום, העיקריים שביניהם - שדרוג מהירות הרשת פי 10, אופטימיזציה לקו האינטרנט ומעבר לגישה מאובטחת וחינמית מרחוק שאינה תחויה בתוכנה ובשדרוגים.
5. תדמית
לפני השדרוג נוהלו המסמכים באופן פרטני ע"י כל עובד כך שהתוצאה הייתה חוסר אחידות בפורמט המסמכים וביצוא וייבוא של המסמכים במשרד, כחלק מהשינוי הכנסנו מערכת מתוחכמת לחתימה על מסמכים - הלקוח מקבל קישור לטלפון ממלא וחותם על המסמך באופן מקוון כאילו הגיע למשרד לחתום על הטופס - ללא צורך בפקס או הגעה פיזית למשרד. דוגמה ניתן לראות בסרטון למטה.
עדכנו את מראה המסמכים, יצרנו לוגו מתאים לאופי החברה ועידכנו את החתימה האוטומטית על כל דואר אלקטרוני שיוצא מהמשרד. בתמונות למטה אפשר לראות את ה"לפני" ו"אחרי"
בטבלה ניתן לראות את תמצית השינויים שביצענו
סיכום
מהירות העבודה משוקללת של רשת התקשורת והמחשבים - שיפור של 800% - חסכון ניכר של זמן שניתן לנצל אותו לעבודה במקום להמתנה לשמירת המידע או לקבלתו.
מהירות הגישה למסמכי לקוחות עלתה גם היא באופן ניכר הודות לארגון מחדש שנעשה בכל משאבי הרשת ובמיקומם במחשבים השונים. להערכת אלי מדובר על לפחות 200%.
את השיפור באבטחת המידע והרשת קשה לכמת אך בהחלט בוצעו צעדים שימנעו רבות מהטעויות שיכולות היו לקרות ללא השיפורים שבוצעו
גם את השיפור בתדמית ובשביעות רצון העובדים והלקוחות ותרומתם לפריון קשה לכמת, אך התוצאות מדברות בעד עצמן כפי שניתן לראות מהתמונות והסרטונים שבפוסט. כמו גם מהאתר שבו אתם גולשים ממש עכשיו.
ניפגש בפוסט הבא והאחרון בסידרה שבו נעסוק באופן פרטני באתר האינטרנט ושאר ערוצי ההפצה הדיגיטליים שעומדים כעת לרשות המשרד שאלי עומד בראשו.
כדי לשדרג את העסק שלכם לחצו כאן
או צרו קשר בטלפון 052-2383842 או במייל לכתובת assaf@kotonaru.co.il
אסף